A empresa escolhe o sistema, assina o contrato e o ERP (Enterprise Resource Planning) entra no ar. Parece que o trabalho acabou, mas é aí que começam os tropeços: a nota fiscal que não sai, o estoque que não bate com o financeiro, o funcionário que volta a anotar tudo na planilha por garantia. É nessa fase que o sistema novo corre o risco de ser deixado de lado. Quem descreve esse momento é Edson Souza, diretor da GestãoPro , fornecedora de sistemas de gestão com sede em Manduri (SP).
“Boa parte dos problemas de um ERP não aparece na demonstração do sistema. Aparece nas primeiras semanas de uso, quando a nota precisa sair e alguém no estoque ainda tem dúvida sobre como lançar uma entrada. Estar dentro da empresa nesse momento permite corrigir o processo antes que a equipe volte para a planilha”, afirma Edson Souza, diretor da GestãoPro.
O que costuma dar errado
ERP é o sistema que junta numa plataforma só áreas como finanças, estoque, compras, vendas e recursos humanos. Na implantação, quatro problemas aparecem com frequência: processos internos mal mapeados, dados do sistema antigo que precisam ser migrados, equipe resistente à nova rotina e falta de treinamento. Quando um deles falha, o sistema funciona pela metade, com planilhas paralelas e números que não fecham entre os setores. E a empresa acaba pagando por uma ferramenta que a equipe não usa direito.
O Gartner, empresa global de pesquisa em tecnologia, apontou em novembro de 2025, durante o Symposium de Barcelona, que escopo irreal, complexidade subestimada e projeto que cresce sem controle estão entre as causas mais comuns de sistemas de gestão que não entregam o esperado. E o assunto mexe com muita empresa: a 36ª Pesquisa Anual do Uso de TI do FGVcia (Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da FGV EAESP), com 2.672 médias e grandes empresas, colocou a implementação de novos ERPs entre os principais projetos de TI do país, ao lado de inteligência artificial e soluções analíticas. Nos pequenos negócios, levantamento do Sebrae sobre hábitos financeiros mostra que 30% dos empreendedores controlam as finanças em planilhas, 25% no caderno e só 20% usam aplicativo ou sistema digital.
Consultor dentro da empresa
A aposta da GestãoPro para evitar os tropeços é a implantação presencial. Os consultores acompanham o dia a dia da operação durante a troca, levantam as necessidades de cada setor e orientam diretamente quem vai usar o sistema, no próprio posto de trabalho. Na prática, o consultor mostra, na tela de trabalho, como lançar uma entrada no estoque, emitir a nota ou conferir um relatório. Assim, os problemas são percebidos quando aparecem e a orientação acontece na hora. A metodologia está na página de consultoria para implantação da empresa.
Reforma tributária deixa a nota ainda mais sensível
Em 2026, a nota fiscal ganhou campos novos. É o ano de teste da reforma tributária sobre o consumo, com 0,9% de CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e 0,1% de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) destacados no documento. Segundo a Agência Brasil, os softwares de gestão precisam ser adaptados e passam a consultar regras tributárias em tempo real. Em 2027, a CBS substitui o PIS e a Cofins. Para quem está trocando de sistema agora, é mais um ponto a conferir com a equipe que emite notas.
Para a GestãoPro, acompanhar de perto as primeiras semanas é o que impede que o sistema novo seja deixado de lado e garante que ele faça parte da rotina da equipe.