Escolher às pressas o sistema de gestão da empresa pode sair muito mais caro do que parece no orçamento inicial. É o que mostra um levantamento da GestãoPro , consultoria especializada em sistemas de gestão para pequenas e médias empresas, com base em dados do Gartner e da Panorama Consulting sobre projetos de ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão empresarial) no Brasil.
Segundo as consultorias, entre 55% e 75% dos projetos desse tipo não entregam o que prometeram no início, seja em economia de tempo, organização dos processos ou uso real pela equipe. Uma fatia desses casos, entre 20% e 25%, é considerada perda total: a empresa acaba abandonando o sistema, voltando ao método antigo ou parando o projeto antes mesmo de começar a usar.
A conta que ninguém espera pagar
O motivo mais comum para o rombo no orçamento é escolher o sistema só pelo preço da mensalidade. A Panorama Consulting mostra que entre 25% e 30% das empresas gastam mais do que planejaram, e que em casos mais complexos, como negócios com várias unidades ou processos muito específicos, o custo final pode ficar até 150% acima do previsto. Sistemas baratos no começo costumam precisar ser trocados em três a cinco anos, tempo curto demais para a empresa recuperar o que investiu. O atraso também pesa: de 22% a 32% dos projetos demoram mais do que o combinado para entrar em funcionamento, principalmente por dificuldade em migrar dados de sistemas antigos. E o problema não acaba quando o sistema entra no ar: cerca de 49% das empresas sentem algum tipo de bagunça na rotina ou queda de produtividade logo nas primeiras semanas de uso.
O que considerar antes de assinar
Segundo Edson Souza, diretor da GestãoPro, o caminho para evitar essa dor de cabeça passa por olhar além do preço da mensalidade e avaliar suporte, capacidade de crescer junto com o negócio e histórico da empresa fornecedora.
“A disciplina na fase de escolha preserva a capacidade de investimento e impede que o ERP, concebido como alavanca de eficiência, se converta em passivo operacional de difícil reversão no balanço da companhia”, afirma o diretor da GestãoPro.
A GestãoPro oferece consultoria para implantação , voltada a mapear os processos da empresa antes da contratação do sistema, para evitar justamente os erros de escopo que mais pesam no orçamento.