Muita empresa só descobre que o certificado digital venceu quando tenta emitir uma nota e o sistema recusa. A partir daí, três rotinas param juntas: a emissão da nota fiscal eletrônica, a transmissão do eSocial e o acesso ao e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), da Receita Federal.
O alerta é da Alvo Certificado Digital , Autoridade de Registro credenciada à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) desde 2018. O tema atinge muita gente: cerca de metade dos mais de 15 milhões de certificados ativos no país pertence a empresas, segundo o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).
Por que a nota fiscal não sai
A nota fiscal eletrônica depende de uma assinatura digital. Pelo Ajuste 07/2005 do Sinief (Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais), a NF-e (nota fiscal eletrônica) só tem validade jurídica se for assinada com certificado da ICP-Brasil que contenha o CNPJ do emitente. Com o certificado vencido, não há assinatura válida, e o faturamento para.
“O empresário só percebe que precisa do certificado quando a nota não sai. Aí o prejuízo já começou”, afirma João Paulo Rodrigues Macedo, CEO da Alvo.
eSocial e e-CAC também ficam bloqueados
O vencimento afeta outras obrigações da empresa. Sem o certificado, ela não consegue transmitir o eSocial, sistema pelo qual envia as informações trabalhistas dos funcionários, nem acessar o e-CAC para resolver pendências com a Receita.
Venceu. E agora?
Depois do vencimento, não dá para renovar. É preciso emitir um certificado novo, com nova validação de identidade. O processo pode ser feito por videoconferência, em cerca de 10 minutos. A Instrução Normativa ITI nº 36/2026, em vigor desde maio, exige prova de vida, documento de identificação físico e conferência dos dados em bases oficiais. Quem não tem CNH (carteira nacional de habilitação) também pode emitir, desde que tenha base biométrica registrada.
Como não deixar travar
Anote a data de vencimento: o certificado A1 vale até 12 meses, e o A3, até 2 anos. Renove antes do prazo e combine com o contador quem cuida da tarefa. Para empresas, o certificado usado na nota é o e-CNPJ ; o microempreendedor tem o certificado para MEI .
Na hora da compra, confira o credenciamento da Autoridade de Registro na consulta gratuita do ITI, em estrutura.iti.gov.br . O prazo ganha ainda mais peso em 2027: a partir de 1º de janeiro, as empresas do Simples Nacional passam a informar o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) nas notas, conforme o Ato Conjunto nº 4/2026 da Receita Federal e do CGIBS (Comitê Gestor do IBS).
Certificado vencido trava nota, eSocial e e-CAC de uma vez, e evitar a parada depende de acompanhar a data e renovar a tempo. A Alvo já emitiu mais de 500 mil certificados e faz mais de 7 mil emissões por mês.